vuoi saperne di più sul mondo della scrittura online?
scopri

Come scrivere una lettera perfetta

Come scrivere una lettera perfetta

Che sia formale, informale, moderna, vecchio stile, cartacea o digitale, sapere come scrivere una lettera non solo oggi è importante, ma quasi indispensabile.

Saper come iniziare a scrivere una lettera, quale tipo di lettera scrivere e inviare e quale formato scegliere è utile per affrontare la comunicazione non verbale sia a livello personale che professionale.

Qualsiasi sia il tuo obiettivo e a chiunque tu voglia indirizzare la tua lettera, in questa breve guida voglio darti un modello da seguire per scriverne una sempre in modo impeccabile.

Che tipo di lettera vuoi scrivere?

Non ci sono regole rigide in realtà. Che tipo di lettera scegliere di scrivere dipende esclusivamente da chi la riceverà. Dai un’occhiata alle diverse tipologie di lettera e scopri qual è quella più adatta al tuo destinatario.

Perché scrivere una lettera cartacea

Il peso di una lettera cartacea conferisce alla comunicazione un valore che email e testi digitali non possono offrire. È vero.

Una lettera, d’altra parte, è la prova tangibile che qualcuno ha speso un po’ del suo tempo nella vera attività di scrittura e, per inviare quella lettera, quell’individuo così coraggioso ha dovuto anche acquistare una busta, apporre un timbro e spedirla a mano.

E questo è un gesto difficilmente ignorabile per il destinatario.

C’è chi sceglie di scrivere una lettera ad un amico o ad un partner lontano, ma c’è anche chi all’invio di un curriculum via email preferisce inviare una lettera di referenze che profumi di carta.

Perché scrivere una lettera digitale

D’altra parte, i tempi sono cambiati e adattarsi alle nuove forme di comunicazione è comunque fondamentale.

Sorvolando sull’inebriante profumo della carta e sul fascino indiscutibile dell’inchiostro, scrivere una lettera su Word o su Gmail e inviarla in pochi secondi è innegabilmente più soddisfacente.

Si può trasmettere calore, emozione e vicinanza anche con una lettera digitale? La risposta è sì, certo! Basta utilizzare il giusto tono di voce.

Se la lettera è destinata a un amico o alla dolce metà basta utilizzare un tono di voce più affettuoso, premuroso e rassicurante. Se la lettera è indirizzata alla pubblica amministrazione, ovviamente, il tono sarà più istituzionale, serio e distaccato.

E se è indirizzata a un recruiter per un lavoro? Ecco l’articolo che fa per te.

Ecco come scrivere una lettera formale

Scrivere una lettera formale o una informale

Come abbiamo già accennato, esistono due tipi di lettere: una formale e l’altra informale.

Sicuramente, poche cose al mondo sono più belle di una lettera scritta a mano, ma questa risulta troppo personale (e forse disordinata) per essere inserita in un contesto formale. È importante che la scrittura risulti sempre leggibile e professionale.

Quindi, conserva le tue lettere scritte a mano per quando scrivi alla nonna e mettile da parte.

Per quanto riguarda le lettere formali, infatti, bisogna rispettare specifici formati e protocolli perché per comunicare con aziende e personale amministrativo non bisogna prendere nulla sottogamba.

  • Informale: non è necessario riportare i dati del mittente e del destinatario né utilizzare espressioni come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”. Se la lettera viene inviata per email, è utile mettere l’oggetto dell’email per evitare che finisca nello spam.
  • Formale: in questo caso bisogna seguire delle regole.
    Utilizza un servizio di posta elettronica o scrivi la lettera in formato Word per stamparla e inviarla.
    Rivolgiti all’interlocutore scrivendo preferibilmente il suo cognome o il nome per intero preceduto dal suo titolo (es. sig. Frittella Mario o Avv. Frittella Mario).

Le lettere formali iniziano con il nome e l’indirizzo del mittente. Alcune aziende utilizzano carta speciale, chiamata carta intestata, che include le informazioni di contatto.




Come scrivere una lettera formale: la struttura

Che tu scriva una lettera commerciale o una lettera di referenze, è importante che tu segua una struttura ben precisa ed è importante che questa risulti:

  • chiara e leggibile;
  • fluida e diretta;
  • senza errori;
  • esaustiva e completa.

Vediamo subito come strutturare una lettera formale.

Mittente e destinatario

Se utilizzi una carta intestata (stampata), ovviamente, le informazioni relative al mittente saranno già specificate.

In caso contrario, ricorda di inserire i:

  • dati del mittente in alto a sinistra: nome e cognome (o nome dell’azienda), logo (se presente), CAP, domicilio o sede di lavoro, recapiti e contatti (numero di telefono, email);
  • dati del destinatario in basso a destra, sotto a luogo e data: nome e cognome (ragione sociale o nome dell’azienda). Puoi precedere questi dati inserendo la frase: “Alla cortese attenzione di”.

Luogo e data

Luogo e data dovranno essere inseriti, quindi, tra mittente (a sinistra) che è il primo elemento della lettera e destinatario (a destra).

Inserisci in ordine di importanza prima il luogo e poi la data, separati da una virgola:

  • Milano, 19/05/2019;
  • Milano, 19 Maggio 2019.

Oggetto

Che tu scriva la tua lettera formale o commerciale via email o in Word, è importante che tu inserisca l’oggetto della lettera. L’oggetto della lettera, infatti, serve a enunciare ciò che verrà esposto all’interno del corpo testo, aiutando chi la riceve a capire di cosa si tratta.

Incipit o apertura

L’attacco della lettera è importantissimo e, probabilmente, è la sezione su cui la maggior parte dei mittenti si focalizza perché “Chi ben comincia…“.

Come mostrarsi quindi? Estremamente educati e disponibili o diretti e un po’ distaccati?

Capire come approcciarsi per rompere il ghiaccio non è facile, ma tutto dipende dall’interlocutore e dal rapporto che si ha con il destinatario della lettera.

Prima di iniziare a scrivere, quindi, devi chiarire alcuni dubbi:

  • puoi cominciare con un Egr. sig., Spett.le, Gent.le, Gent.mo o Gent.ma seguito da nome e cognome o dal nome dell’azienda;
  • hai già stabilito un contatto in precedenza? Puoi continuare con “Come da accordi“, “Come anticipato via telefono“;
  • o è la prima volta che ti interfacci con questo interlocutore? Puoi scrivere “Con la presente si comunica che“;
  • o magari è la risposta a un annuncio o a una richiesta specifica: “In riferimento alla sua/vostra richiesta“.

Corpo testo

Il corpo testo deve distinguersi per chiarezza espositiva e semplicità.

Esponi le tue richieste o le tue proposte evitando di:

  • utilizzare tecnicismi e parole complesse;
  • inserire parole inglesi;
  • essere ridondante;
  • scrivere periodi troppo lunghi;
  • fare errori ortografici o grammaticali.

Quindi:

  • scrivi paragrafi brevi, separati dallo spazio di una riga;
  • utilizza parole semplici, di uso comune;
  • metti in grassetto le parole che vuoi evidenziare;
  • imposta un discorso fluido e di facile lettura;
  • rileggi più volte per essere sicuro che non ci siano errori e che il discorso fili.

Chiusura e saluti

Se scrivere l’incipit è difficile, chiudere il discorso e salutare il proprio interlocutore non è da meno. La chiusura di una lettera è un po’ la Call-To-Action di una landing page. Bisogna essere persuasivi e convincere chi legge a fargli compiere una determinata azione.

Dopo aver strutturato bene il discorso, è importante lasciare un buon ricordo di sé salutando nel modo corretto e dare un buon motivo al destinatario per rispondere alla lettera.

Solitamente, lettere formali e lettere commerciali si concludono con:

  • In attesa di un vostro gentile riscontro, vi porgo cordiali saluti;
  • Rimanendo in attesa di un suo cortese riscontro, le porgo distinti saluti;
  • Ringraziandola per l’attenzione, Cordiali saluti.
  • La ringrazio anticipatamente per la sua disponibilità e le porgo distinti saluti.

Ma non sempre queste soluzioni si dimostrano efficaci. A volte, se ci si rivolge a un interlocutore con cui si ha già stabilito un contatto o con un’azienda che si rivolge al proprio target in modo leggero, si può scrivere una lettera utilizzando un tono altrettanto leggero.

Si può, quindi, optare anche per un “Le/Ti auguro una buona giornata” o “Conto di ricevere presto una vostra/sua/tua risposta“.

Firma e post scriptum

Dopo le note dolenti, siamo alla parte più semplice della lettera: la firma e il P.S.

Solitamente, la firma va inserita in basso a destra, dopo la chiusura.

Basta firmare con nome e cognome e inserire dei riferimenti utili per essere facilmente ricontattati (numero di telefono, email, link a pagina Linkedin).

Il post scriptum è facoltativo, può essere inserito per aggiungere una informazione non necessariamente attinente all’argomento della lettera.

Allegati

Ci sono allegati? Bene, puoi inserirli anche se si tratta di una lettera cartacea in formato Word.

Un allegato non è altro che un documento da aggiungere alla lettera formale, perché già citato all’interno della lettera. Tutti gli eventuali allegati vanno indicati in basso a sinistra.

Se si tratta di una lettera commerciale, sotto gli allegati, vanno inserite anche le iniziali  dell’autore della lettera che vanno:

  • inserite sotto gli allegati, in basso a sinistra;
  • in maiuscolo, seguite da un trattino o dai due punti.

Dopo il trattino o i due punti, va inserito il nome del dattilografo in minuscolo.

Ecco un esempio!

Modello lettera formale




Come compilare la busta da lettera

Destinatario e francobollo sulla facciata anteriore

Se devi inviare la tua lettera formale per posta, è importante che tu compili la busta da lettera nel modo corretto.

Il francobollo va incollato in alto a destra e i dati del destinatario proprio al di sotto.

Ricorda di inserire:

  • Nome o ragione sociale;
  • indirizzo;
  • numero civico;
  • città e CAP;
  • nazione.

Se devi inserire un francobollo di posta prioritaria, incollalo nell’angolo in alto a sinistra.

Come compilare una busta da lettera

Il mittente sulla facciata posteriore

Immagina che la tua busta debba tornare indietro. È importante scrivere e mettere ben in evidenza il nome e i dati del mittente in caso di problemi.

È importante anche perché il destinatario, una volta ricevuta la tua lettera, capirà subito chi è ad inviargliela.

Inserisci nome, cognome, indirizzo, CAP, città e nazione sulla facciata posteriore della busta, in questo modo.

Risultati immagini per busta da lettera mittente




Leave a Comment

Vuoi scrivere un commento all'articolo?